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關(guān)鍵詞：長(zhǎng)沙體系文件編寫培訓(xùn)機(jī)構(gòu) 長(zhǎng)沙體系文件編寫培訓(xùn)

一、編寫體系文件的目的
編制質(zhì)量體系文件，是建立并保持其體系運(yùn)行有效的重要的基礎(chǔ)工作，也是一個(gè)組織為達(dá)到要求的產(chǎn)品質(zhì)量、評(píng)價(jià)質(zhì)量體系、進(jìn)行質(zhì)量改進(jìn)和持續(xù)保持的依據(jù)
編寫體系文件的目的表現(xiàn)在:
1、描述QMS、方針、目標(biāo)和運(yùn)做的要求
2、有利于各部門了解相互關(guān)系、提供信息、加強(qiáng)溝通
3、有利于明確組織內(nèi)的職責(zé)、權(quán)限和分工，增強(qiáng)工作責(zé)任感和工作重要性的認(rèn)識(shí)
4、為開展質(zhì)量管理工作，為期望的工作業(yè)績(jī)提供明確的依據(jù)和要求。
5、是教育和培訓(xùn)的依據(jù)（管理的要求和管理的思想，國(guó)際先進(jìn)的管理模式)
6、文件可以證明組織質(zhì)量管理的能力
7、為內(nèi)審、外審評(píng)價(jià)質(zhì)量管理體系的有效性提供依據(jù)
二、文件編制的原則;
1.指令性
2.系統(tǒng)性（不能相互矛盾)
3.協(xié)調(diào)性
4.實(shí)用性
三、編寫文件的注意事項(xiàng):
1.該說的說到，該做的要寫到。
2.要注意可操作性（通過編制、會(huì)簽、批準(zhǔn)保證）
3.語(yǔ)言準(zhǔn)確、敘述清楚，不要摸棱兩可，含糊不清。(按規(guī)定......）
4.部門、人員稱呼統(tǒng)一(總工、總工程師、總師)
5.邏輯性強(qiáng)、語(yǔ)言正確。要考慮活動(dòng)的先后次序，提出控制要求。主+謂+賓，如:當(dāng)發(fā)生產(chǎn)品質(zhì)量不合格時(shí)，要進(jìn)行分析和標(biāo)識(shí)、隔離。
6.把標(biāo)準(zhǔn)要求貫穿到文件中去，文件格式符合GB/T1.1 (標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫規(guī)則)
7.避免使用口語(yǔ)化和帶有主觀情感的評(píng)語(yǔ)。如:采購(gòu)部根據(jù)需要對(duì)供方進(jìn)行控制。(物資分類和評(píng)定準(zhǔn)則)
8.注意處理好手冊(cè)與程序、程序與程序、程序與作業(yè)文件之間的關(guān)系。如手冊(cè)每一章節(jié)引出程序文件、支持性文件。采購(gòu)―質(zhì)量檢驗(yàn)不合格品控制
9.在寫程序文件時(shí)，可首先畫出程序圖(流程圖)
四、質(zhì)量體系文件的層次和內(nèi)容
當(dāng)質(zhì)量體系文件編寫完成，又有新產(chǎn)品、新合同、新項(xiàng)目時(shí)，為完成這些任務(wù)，需在質(zhì)量策劃后編制質(zhì)量計(jì)劃,作為對(duì)體系文件的補(bǔ)充。
五、文件及有關(guān)的概念
文件:是信息及其承載媒體。媒體:可以是紙張、計(jì)算機(jī)磁盤、光盤或其它電子媒體（錄音機(jī)、錄象帶等)，照片或標(biāo)準(zhǔn)樣品，或它們的組合。信息:是文件的實(shí)質(zhì)內(nèi)容。
六、質(zhì)量管理體系文件
1、形成文件的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo);
2、質(zhì)量手冊(cè)
3、GB/T9000族標(biāo)準(zhǔn)要求的形成文件的程序
4、組織為確保其過程有效策劃、運(yùn)行和控制所需的文件。
5、GB/T9000族標(biāo)準(zhǔn)所要求的記錄。
七、體系通常應(yīng)用的文件類型
1、質(zhì)量手冊(cè):規(guī)定組織質(zhì)量管理體系的文件。它向組織的內(nèi)部、外部提供關(guān)于質(zhì)量管理體系一致性的信息。2、質(zhì)量計(jì)劃:對(duì)規(guī)定的項(xiàng)目、產(chǎn)品、過程或合同，規(guī)定由誰(shuí)及何時(shí)應(yīng)使用哪些程序和相關(guān)資源的文件。
質(zhì)量計(jì)劃通常引用質(zhì)量手冊(cè)或程序文件的部分，通常是質(zhì)量策劃的結(jié)果之一。
七、體系通常應(yīng)用的文件類型
規(guī)范:闡明要求的文件。
與活動(dòng)有關(guān)的規(guī)范:程序文件、過程規(guī)范和試驗(yàn)規(guī)范。與產(chǎn)品有關(guān)的規(guī)范:產(chǎn)品規(guī)范、性能規(guī)范和圖樣。
指南:闡明推薦的方法或建議的文件。
形成文件的程序:提供一致地完成活動(dòng)和過程的信息文件。作業(yè)指導(dǎo)書:為某項(xiàng)活動(dòng)的具體操作提供幫助的指導(dǎo)性。表格:規(guī)定收集或報(bào)告必要的信息的文件。
記錄:闡明所取得的結(jié)果或提供完成活動(dòng)的證據(jù)的文件。
記錄通常不需要采用控制版本。一般以其它文件為載體存在，在不同層次的文件中都可能存在。
八、文件的作用
溝通的意圖。溝通組織的管理意圖，
使人們統(tǒng)一行動(dòng)。
傳遞信息、完成規(guī)定的活動(dòng)
顧客要求和持續(xù)改進(jìn)提供適宜的培訓(xùn)
l重復(fù)性和可追溯
重復(fù)地由不同的人在不同的地方，給出結(jié)果的一致性，并能提供可追溯活動(dòng)狀態(tài)的證據(jù).
l評(píng)價(jià)質(zhì)盤管理體系的有效性和持續(xù)的適宜性
!達(dá)到增值的目的。文件的產(chǎn)生和使用就是一個(gè)增值的過程方.。
程序文件相關(guān)的定義
TTGB/T19000-2016將
程序定義為:為進(jìn)行某項(xiàng)活動(dòng)或過程所規(guī)定的途徑。即:描述為實(shí)施質(zhì)量管理體系要求所涉及到各職能部門的活動(dòng)
注1:程序可以形成文件,也可以不形成文件。
注⒉:當(dāng)程序形成文伴時(shí).通常書面程序或形成文件的程序”。含有程序的文件可稱為“程序文件”"。
十、文件化的質(zhì)量體系程序的性質(zhì)和要求
1.文件化程序是對(duì)那些影響質(zhì)量的活動(dòng)進(jìn)行全面的策劃和管理，所用的基本文件:是質(zhì)量手冊(cè)的支持文件.
2.每一個(gè)文件化程序都應(yīng)包括質(zhì)量體系的一個(gè)邏輯上獨(dú)立的部分。程序文件的數(shù)據(jù)、每個(gè)文件的內(nèi)容及其格式由標(biāo)準(zhǔn)的使用者確定。通常體現(xiàn)了設(shè)施的復(fù)雜程度、組織的組成，以及業(yè)務(wù)的特點(diǎn)。一般不涉及純技術(shù)性的細(xì)節(jié).這些細(xì)節(jié)在作業(yè)指導(dǎo)書中規(guī)定。
3.質(zhì)量體系程序文件不同于“工作程序"”"。文件化的工作程序是針對(duì)影響質(zhì)量的各項(xiàng)活動(dòng)的目標(biāo)和執(zhí)行作出的規(guī)定。
4.文件化的程序應(yīng)闡明影響質(zhì)量的管理人員、執(zhí)行、驗(yàn)證或評(píng)審人負(fù)的職責(zé)，權(quán)利和相互關(guān)系;說明實(shí)施各種活動(dòng)的方式、將采用的文件及將采用的控制方法。
5.質(zhì)量體系程序文件，其范圍的詳細(xì)程度應(yīng)取決于工作的復(fù)雜程度:所迅的夜法,1感及這項(xiàng)活動(dòng)涉及人員所需的技能、素質(zhì)和培訓(xùn)程度。
6.每一個(gè)程序文件都應(yīng)能回答5W1H。即:做什么(What)、什么時(shí)間或時(shí)機(jī)去做（When)，什么地點(diǎn)或什么場(chǎng)合去做（W/hexe）由誰(shuí)去做（Who）為什么去做（Why)，以及如何去做(How)。質(zhì)量體系程序文件對(duì)上述問題所做的明確規(guī)定,也體現(xiàn)了“為進(jìn)行某項(xiàng)活動(dòng)或過程所規(guī)定的途徑”。
7.所有程序文件都應(yīng)簡(jiǎn)練、明確和易懂，并規(guī)定所采用的方式和合格的判定準(zhǔn)則。
8.以相同的結(jié)構(gòu)和格式編排的每一個(gè)文件化的程序，便于使用者熟悉適合于每項(xiàng)要求的固定方法，也增進(jìn)了系統(tǒng)地滿足標(biāo)準(zhǔn)要求的可能性。
十一、程序文件的編制
1.對(duì)現(xiàn)行文件分析
組織現(xiàn)行的各種企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、制度和規(guī)定等文伴，很多都具有“程序”性質(zhì)，但也有不足之處。我們可以程序立件的要求為尺度，對(duì)這些文件增強(qiáng)和檢查
⒉編制程序文件的明細(xì)表
根據(jù)質(zhì)量體系整體設(shè)計(jì)和對(duì)質(zhì)量體系要求的各模塊條款逐級(jí)展開，明確應(yīng)編制的程序文件明細(xì)表，
對(duì)照已有的各種文件，確定需新編、改造和完善的程序文件，按輕重緩急編制計(jì)劃。
3.程序文件的結(jié)構(gòu)和格式。
程序文件一般包括:
1）文件編號(hào)和標(biāo)題
2.）目的和適用范圍
3）相關(guān)術(shù)語(yǔ)
4）職責(zé)
5）工作流程
6）文件
7〉報(bào)告和記錄表格
4.編制中應(yīng)注意的幾個(gè)問題
1。文件的編制一般在策劃準(zhǔn)備完成后進(jìn)行。如果前期工作不做，直接編制文件易產(chǎn)生系統(tǒng)性、整體性不強(qiáng)，以及脫離實(shí)際等弊病
2、除手冊(cè)需統(tǒng)一組織制訂外，其它文件應(yīng)按部門分工，由歸口職能部門分別制訂，先提出草案，后組織審核。
3、質(zhì)量體系程序文件編制應(yīng)結(jié)合本部門的質(zhì)量職能分配進(jìn)行。將質(zhì)量職能分配落實(shí)到各職能部門�；顒�(dòng)的項(xiàng)目和分配可采用矩陣圖的形式表述.
4、在編制體系文件前，應(yīng)制訂現(xiàn)有“質(zhì)量體系文件明細(xì)表""將現(xiàn)行的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度、管理辦法以及記錄表式收集在一起，從而確定新增、增編或修編文件的目錄。
5、加強(qiáng)文件間、文件的層次間的協(xié)調(diào)。文件須經(jīng)多次自上而下，自下而上的修改。
6、即要滿足標(biāo)準(zhǔn)要求，又要在方法上符合本單位的實(shí)際。
十二、程序文件的編制格式
1、文件編號(hào)和標(biāo)題。編號(hào)可以根據(jù)活動(dòng)的層次進(jìn)行編排，同一層次的程序文件應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)，以便識(shí)別。標(biāo)題應(yīng)明確說明開展的活動(dòng)及其特點(diǎn)，如“不合格品控制程序”“內(nèi)部質(zhì)量審核程序”等。
2.目的:簡(jiǎn)單說明為什么開展這項(xiàng)活動(dòng)。
3.適用范圍:簡(jiǎn)單說明涉及哪些活動(dòng)和方面。
4.術(shù)語(yǔ)和定義:本程序中涉及到并需說明的術(shù)語(yǔ)或名詞。
4.職責(zé):明確由哪些人實(shí)施此程序?他們的權(quán)責(zé)、接口及其相互關(guān)系。
5.工作流程（控制程序)
一步步地列出開展此項(xiàng)活動(dòng)的細(xì)節(jié)，保持合理的編寫順序。明確輸入、轉(zhuǎn)換的各環(huán)節(jié)和輸出內(nèi)容;
其中物資、人員、信息和環(huán)境等方面具備的條件，與其它活動(dòng)接口處的協(xié)調(diào)措施;明確每個(gè)環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)換過程中各項(xiàng)因素的5W1H，及所要達(dá)到的要求，所需形成的記錄和報(bào)告及其相應(yīng)的簽發(fā)手續(xù)。注明需要注意的任何意外或特殊情況，必要時(shí)，輔以流程圖。
6.相關(guān)文件:指需引用的或與本程序文件相關(guān)聯(lián)的文件。
7.報(bào)告和記錄表式。明確使用程序時(shí)所產(chǎn)生的記錄表式和報(bào)告，記錄的保存和期限，寫明表式的編號(hào)和名稱。
十三、程序文件編制舉例
【我們的師資】方普管理?yè)碛械捏w系顧問師和培訓(xùn)師，他們大多具備在大中型企業(yè)，特別是歐、美、日、臺(tái)、港資企任職經(jīng)歷，對(duì)體系在各行業(yè)的實(shí)際運(yùn)用具有強(qiáng)的實(shí)操能力和豐富的經(jīng)驗(yàn)。方普管理師資團(tuán)隊(duì)堅(jiān)持“服務(wù)即增值”的服務(wù)理念，在打造的體系的同時(shí)，也為客戶在生產(chǎn)制造、品質(zhì)管理、流程優(yōu)化等方面提供寶貴的建議。如需了解詳細(xì)的講師介紹，請(qǐng)與我們的當(dāng)?shù)氐恼n程顧問索取。
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廣州方普企業(yè)管理顧問有限公司簡(jiǎn)介

方普管理成立于2012年，總部位于廣州，在深圳、東莞、珠海、武漢、成都、長(zhǎng)沙、重慶和杭州設(shè)有辦事處或培訓(xùn)點(diǎn)，是一家致力于大中小型企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化體系創(chuàng)新服務(wù)的管理顧問公司。方普管理憑借嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的改善與創(chuàng)新方法論，結(jié)合跨行業(yè)、多領(lǐng)域的豐富培訓(xùn)及咨詢經(jīng)驗(yàn)，還為企業(yè)提供生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、品質(zhì)改善、流程優(yōu)化及通用管理等多個(gè)核心領(lǐng)域的培訓(xùn)及咨詢服務(wù)方案。方普管理師資團(tuán)隊(duì)由不同行業(yè)的資深顧問和來自財(cái)富500強(qiáng)企業(yè)管理人員組成，服務(wù)領(lǐng)域包括不限于汽車、五金、制藥、電力、食品、機(jī)械、電子、服裝、零售等行業(yè)。方普管理是國(guó)內(nèi)認(rèn)證、咨詢、培訓(xùn)一體化標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)創(chuàng)新領(lǐng)導(dǎo)品牌之一，堅(jiān)持品質(zhì)與誠(chéng)信的行業(yè)基準(zhǔn)。方普管理?yè)碛星罢靶苑⻊?wù)視野，選擇方普管理，可以使您的流程更加精益求精、人員更加專業(yè)高效、客戶關(guān)系更加持久穩(wěn)定，從而贏得更多利潤(rùn)和競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。選擇方普管理，將引領(lǐng)您的企業(yè) 走進(jìn)發(fā)展的更高層面。

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